Hoe een vergaderruimte het beste in te richten

Vergaderen

Vergaderen wordt meestal ervaren als saai en langdradig. Je kunt een ommekeer hierin brengen door de vergaderruimte in Utrecht isolerend in te richten. Een vergaderruimte die voorzien is van goede equipment en de juiste uitstraling heeft, werkt inspirerend op het team en kun je zo uren vergaderen zonder de aandacht te verliezen.

Met deze tips kun je je vergaderruimte op een zodanige manier inrichten dat jouw team zich daarbij goed voelt:

• Maak gebruik van audiovisuele apparatuur dat slim werkt
Vergadering waar er veel wordt gesproken en waar er geen gebruik wordt gemaak van audiovisuele apparatuur, is niet inspirerend voor het team. Je kunt de aandacht van de collega’s niet zo lang vasthouden. Daarom is het gebruik van audiovisuele apparatuur tijdens vergaderingen een must. Kies bij de inrichting van jouw kantoor welke apparatuur gewenst is. Tegenwoordig worden vaak de beeldschermen aan één van de wanden bevestigd. Houd daarbij rekening dat een ieder aan tafel alles goed kan volgen op het scherm. Het kan met de kabels soms lastig zijn om het beeldscherm te koppelen aan een laptop. Maak in plaats daarvan gebruik van een smart tv waarop je content ook draadloos kunt streamen.

• Creëer officiële en inofficiële vergaderruimtes
Een traditionele vergaderruimte bestaat uit een lange tafel met daarachter goede vergaderstoelen. Tevens is een beamer essentieel maar een vergaderruimte hoeft er niet zo strak uit te zien. Vergaderruimtes kunnen ook voorzien zijn van verrassende aspecten die het team enthousiast maken en de betrokkenheid bevordert. Een inofficiële vergaderruimte is de trend en kan ingericht worden met een tafeltennistafel, zitzakken en andere meubels zodat het team op een ontspannende manier met elkaar kan overleggen.

• Kies een interessante wandbekleding
Door middel van een unieke muurbekleding kun je je vergaderruimte er wat spannender uit laten zien. Hang eventueel motiverende quotes. Posters van een landschap, watervallen of oerwoud die over de hele muur bepleisterd zijn. Deze creëren een ontspannen sfeer in de vergaderruimte. Zorg er ook voor dat de kleur van de muur aansluit op de wandbekleding. Wil je rust uitstralen dan zijn groen en blauw de perfecte kleuren. Er is ook muurbekleding verkrijgbaar dat geluidabsorberend werkt. Denk maar aan akoestische muurbekleding. Deze is te verkrijgen in verschillende kleuren en diktes dus er is genoeg keus. Materialen uit de natuur zoals bamboe en riet geven je vergaderruimte ook een boost.

• Comfortabel en verstelbare meubilair
Stoelen en tafels is belangrijk meubilair voor een vergaderruimte. Stoelen worden dagelijks door heel wat mensen gebruikt en daarom is het belangrijk dat deze verstelbaar zijn zodat een ieder daarop comfortabel kan zitten. Vergadertafels zijn ook verkrijgbaar in verschillende kleuren, maten en materialen. Bedenk aan welke eisen de vergadertafel moet voldoen en wat het doel is dat je wilt bereiken. Wil je liever een gelakte tafel die er strak uit ziet of wil je dat jouw team zich ontspannen voelt aan een houten tafel dat hier en daar wat oneffenheden heeft? Neem ook voorzorgsmaatregelen voor de koppeling van laptops, tablet en beamer mee. Een ovale tafel werkt praktisch in een kleine kantoorruimte terwijl een verstelbare tafel zich goed leent bij korte vergaderingen.

In een unieke vergaderruimte zit een ieder er comfortabel bij en kun je productief bezig zijn. Je bent binnen no time over je agendapunten heen en blikt tevreden terug naar de betrokkenheid van je team.